【必見】明日から使える、仕事の効率をUPさせる3つの方法！

仕事が終わらず、残業が増えてしまう。自分は人より仕事が遅いのではないか？
そんな悩みを解決するため、本記事では明日から使える仕事効率UPのメソッドをお伝えします。

本記事の内容は、私自身がコンサルティング3社から聞いた内容をピックアップしたものとなっています。ぜひ皆さんも活用してみてください。

【必見】明日から使える、仕事の効率をUPさせる3つの方法！

判断を素早く！情報収集する時間を決めるだけ。

なにか物事を判断するときは、情報収集する時間を決めておくことが大切です。

悩んでいる時間が長引くと、その後の計画を立てることが難しくなってしまうからです。

素早く決断ができた場合、判断が間違えたとしても、その間違えた経験を得ることができます。また、その間違いを正しく軌道修正する時間があります。
しかし、ズルズルと判断を先延ばしにすると、決断後の計画が立てらません。その結果、全体計画のお尻が後ろにずれてしまいます。それに加え、何か問題が発生した場合に、軌道修正の時間をつくることもできません。

判断を間違えないように、じっくり情報収集すればよいと思う方もいると思います。
しかし、ビジネスでは100％というものは存在しないでしょう。ビジネスの世界では多くが、予測や仮定のもとで動いています。
完璧な解を求めようとしてしまうと、結果、判断が遅くなってしまうのです。

そのため、繰り返しになりますが、
なにか物事を判断するときは、情報収集する時間を決めることが重要です。
このことを意識するだけで、素早い決断ができ、仕事の効率がUPします。

このあとどうなる？次の仕事を予測するだけ。

仕事を依頼された際に、このあとどうなる？と自問自答するだけです。
それだけで、仕事に余裕が生まれます。

なぜ余裕が生まれるのか？
それは、次の仕事を予測できれば、先を見据えて作業することができ、生産性が大幅にUPするためです。

例えば、A社への商品提案資料の作成を依頼されたとしましょう。
あなたはそこで、このあとどうなる？と考えます。
予測されるのは、
A社に再び提案する。もしくは、B社に提案する。だったとしましょう。
この予測ができれば、この予測のもと、資料の作成に取り掛かれるわけです。
A社に再び提案することが予測できれば、資料を作成しながら、次の提案までに必要な情報をピックアップしておくことができます。
B社に提案することが予測できれば、流用できる部分はある程度時間をかけて作成してもよいという判断に至ります。
このように次の仕事を予測して動くことで、次の仕事に余裕を持たせることができ、生産性を大きく上げることができるのです。

仕事の全体像を理解しろ！とよく言われると思います。
言うのは簡単ですが、実際に出来ている人は一握りです。

ですから、まず次の仕事だけでいいのです。
このあとどうなる？と自問自答するだけで、あなたの仕事に余裕が生まれます。

時間管理マトリクスを活用するだけ。

時間管理マトリクスで仕事を分類するだけで、仕事の効率がUPします。

時間管理マトリクスとは、
図に示すように、タスクを重要度と緊急度の2軸で分けるフレームワークを指します。

この時間管理マトリクスを考えるだけで、仕事の取捨選択、時間配分が簡単にできます。
特に第2～4領域の仕事をどう捉えていくかが重要です。

第2領域に分類される仕事は、重要で足の長い仕事のため、後回しになりがちです。しかし、そういった仕事はスキルアップのチャンスです。
将来的にあなたの生産性を確実にUPさせます。多少時間がかかっても、自己投資と捉えることができれば、自然とモチベーションも上がるはずです。

第3領域に分類される仕事は、あなたの時間を大きく奪っています。
考えてみると、人からの頼まれごとや、誰でも出来るような仕事が多いはずです。
仕事内容は簡単であるため、断りにくく、安請け合いしてしまっていませんか？

この領域の仕事をいかにして減らすかが重要です。
相手から仕事を依頼されたとき、その仕事が誰でも出来るような仕事ならば、勇気をだして断りましょう。
仕事の断り方についてはこちらの記事にて解説していますので、気になるかたはご覧ください。

第4領域に分類される仕事は、緊急度も重要度も低い仕事です。
その仕事は本当に必要な仕事なのか、しっかりとした見極めをしましょう。
きっと、この領域の仕事は、必要のない仕事が多いはずです。
時間管理マトリクスを利用すれば、必要のない仕事を見極めることが容易になります。

生産性の高い方は、やらなくていい仕事はとことんしません。
この時間管理マトリクス活用し、仕事の取捨選択、時間配分を考えましょう。
そして仕事の効率をUPさせましょう。